Usine Retraite

L’Usine Retraite est une application informatique destinée à être utilisée par les groupes paritaires français de protection sociale, dans la gestion des processus du métier de la retraite complémentaire. L'objectif est que les groupes partagent une application informatique unique sur ces processus : l'Usine Retraite sera installée de façon identique dans le système d’information de tous les groupes de protection sociale, en remplacement des applications de gestion de retraite complémentaire propres à chaque groupe. L’Usine Retraite n’a pas vocation à se substituer aux applications de gestion des autres activités des groupes (prévoyance, épargne, santé…). Le choix du terme usine indique que cette application permet le traitement de gros volumes d'information et l'automatisation de tâches répétitives.

Son objectif est double :

• le renforcement et l'homogénéisation des services.

• une réduction des coûts de gestion, qui sont in fine financés par les régimes de retraite. La convergence est un moyen clé de réduire les surcoûts liés à la diversité des systèmes: en 2000, on dénombrait 44 entités informatiques et 66 systèmes d’information retraite complémentaire.

Processus et briques :

Les fonctionnalités de l’Usine Retraite sont regroupées en briques, dont les principales sont :

• Gestion des Recouvrements et Contentieux (Grecco) : recouvrement et les contentieux.

• Déclaration Nominative (DN) : fabrication, réception, contrôle et suivi de la déclaration annuelle des salariés.

• Droits : alimentation et actualisation de la carrière d’un individu en mettant à jour ses droits.

• Plateforme Retraite Complémentaire (PRC) : traitement du dossier retraite.

• Allocataire Usine Retraite (Allure) : versement des retraites et gestion du dossier du retraité.

• Brique Adhésion Contrat (BAC) : gestion des adhésions des entreprises.

• Brique Référentiels et paramètres (BREF) : référentiel des données générales relatives aux entreprises et aux individus.

• Bureau et Services Transverses (BST) : portail d’accueil (contrôle d’accès et d’utilisation).

• Oscar : statistiques réglementaires

Mise en oeuvre :

• Conception et développement

L'Usine retraite est conçue et développée par les groupes paritaires de protection sociale, pour les institutions de retraite complémentaire, en prenant en compte l’existant, afin d'être installé dans chacun des groupes paritaires de protection sociale.

En 2005, la construction de chacune des briques a été déléguée à un groupe de protection sociale, qui est chargé de la réaliser en s’appuyant sur ses compétences et ses moyens.

La performance des briques construites repose sur la capacité des groupes producteurs à concilier leur intérêt particulier et l’intérêt général de la retraite complémentaire. Les besoins des futurs groupes utilisateurs sont pris en compte par les groupes producteurs.

Chaque groupe producteur a la responsabilité de tous les aspects du projet de construction de ses briques et doit mettre à disposition l’ensemble des ressources nécessaires pour la réalisation de son projet.

•    Calendrier de déploiement :
La brique Plateforme retraite complémentaire (PRC) a été déployée en 2006 dans les groupes paritaires de protection sociale.
L'ensemble « DN, Droits, Bac, Bref et BST » est arrivé dans les groupes Aprionis et D&O fin 2009.
Le second ensemble, « Grecco, BAC, BREF, BST » a été déployé début 2010 chez AG2R-La Mondiale.
Le troisième, « Allure, BAC, BST », est arrivé en septembre 2010 chez Réunica.
Novalis Taitbout sera le premier groupe à installer l’intégralité de l’Usine Retraite en 2011.
Le déploiement dans les autres groupes sera effectif avant la fin 2013: B2V, Audiens, ARPBTPAG, Agrica, Ircem, CGRR, CRC, Groupe APICIL, IRP Auto, Lourmel, Malakoff Médéric, Mornay, Prémalliance, ProBTP, Vauban Humanis et les institutions IGRC, Ircom et Crepa-rep.

Accompagner le changement

Parallèlement à la construction et au déploiement de l'Usine Retraite dans les groupes et pour optimiser les conditions de réussite de ce déploiement, les fédérations ont mis en place un plan de conduite du changement transverse. Objectif : accompagner les gestionnaires des groupes utilisateurs dans la prise en main de l'Usine Retraite. Sa mise en oeuvre s'appuie sur :

• une équipe dédiée au sein des fédérations,

• un réseau de porteurs de la conduite du changement, désignés par chacun des groupes,

• une équipe conduite du changement au sein de chaque groupe.

La conduite du changement transverse répond à trois enjeux :

• Rassurer les gestionnaires, utilisateurs du nouvel outil de gestion, l'Usine Retraite,

• sécuriser le déploiement de l'Usine Retraite dans les groupes,

• mutualiser les expériences et les compétences en matière de conduite du changement.

La conduite du changement transverse prévoit notamment des actions d'analyse des écarts entre l'outil quitté et le nouvel outil, des actions de formation, de communication et d'appui au démarrage.